Điểm Mới Trong Thủ Tục Công Chứng, Chứng Thực Theo Luật Mới Năm 2025

1. Căn cứ pháp lý và bối cảnh thay đổi

Tại kỳ họp cuối năm 2024, Quốc hội thông qua Luật Công chứng sửa đổi, có hiệu lực từ 01/01/2025. Luật mới khắc phục bất cập trong thực tiễn, đẩy mạnh số hóa thủ tục và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong hoạt động công chứng, chứng thực.

1.1 Luật và văn bản liên quan

Một số văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến thủ tục công chứng, chứng thực gồm:

• Luật Công chứng sửa đổi 2024: Là văn bản trung tâm quy định toàn bộ về tổ chức, hoạt động của công chứng viên, trình tự công chứng, quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan.

• Bộ luật Dân sự 2015: Điều chỉnh các loại giao dịch dân sự, nền tảng để xác định tính hợp pháp của hợp đồng, văn bản cần công chứng.

• Nghị định hướng dẫn công chứng - chứng thực mới (được ban hành kèm theo hoặc sau luật): Là cơ sở hướng dẫn chi tiết thủ tục thực hiện, thẩm quyền, biểu mẫu và quy trình điện tử áp dụng từ 2025.

1.2 Lý do sửa đổi

Việc sửa đổi Luật Công chứng năm 2024 xuất phát từ nhiều nguyên nhân thực tế:

• Tăng cường minh bạch, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người dân trong giao dịch dân sự, nhất là các giao dịch nhà đất, hợp đồng ủy quyền...

• Thích ứng với nhu cầu mới: công chứng qua mạng, xác thực chữ ký số, xử lý các loại hợp đồng điện tử phát sinh nhiều trong giai đoạn hậu COVID và xu hướng số hóa.

• Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính: giảm thiểu giấy tờ, rút gọn quy trình, tiết kiệm thời gian xử lý, phù hợp với mục tiêu xây dựng nền hành chính công hiện đại, hiệu quả, minh bạch.

2. Điểm mới trong thủ tục công chứng năm 2025

Từ ngày 01/01/2025, khi Luật Công chứng sửa đổi chính thức có hiệu lực, nhiều điểm mới trong thủ tục công chứng sẽ được áp dụng, tập trung vào việc tăng tính tiện lợi, giảm giấy tờ và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ số. Những thay đổi này kỳ vọng giúp người dân và doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan công chứng.

2.1 Bổ sung hình thức công chứng trực tuyến

• Luật mới cho phép thực hiện công chứng các loại hợp đồng, văn bản thông qua nền tảng điện tử có xác thực, không bắt buộc phải đến trực tiếp văn phòng công chứng.

• Người thực hiện cần có chữ ký số hợp lệ và tài khoản định danh điện tử (VD: sử dụng định danh qua ứng dụng VNeID cấp độ 2).

• Hình thức này phù hợp với cá nhân, doanh nghiệp ở xa hoặc không tiện di chuyển, đồng thời thúc đẩy việc số hóa hồ sơ và giao dịch dân sự.

2.2 Rút ngắn thời gian giải quyết

• Một số loại văn bản phổ biến như: hợp đồng mua bán tài sản, ủy quyền dân sự, di chúc… nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ sẽ được xử lý và hoàn tất công chứng trong cùng ngày.

• Luật cũng siết chặt quy định về thời gian hẹn lại, yêu cầu văn phòng công chứng hạn chế kéo dài lịch hẹn không cần thiết, tránh làm mất thời gian của người dân.

2.3 Không bắt buộc nộp bản giấy với một số giao dịch

• Một số thủ tục công chứng điện tử sẽ không còn yêu cầu nộp bản giấy, nếu hồ sơ, tài liệu đã được cơ quan khác lưu trữ trên hệ thống dữ liệu dùng chung.

• Việc liên thông dữ liệu giữa cơ quan công chứng với các hệ thống quản lý hộ tịch, đất đai, tài chính… giúp giảm giấy tờ trùng lặp và rút ngắn quy trình xác minh thông tin.

3. Điểm mới trong thủ tục chứng thực năm 2025

Thủ tục chứng thực giấy tờ, chữ ký cũng có nhiều thay đổi quan trọng trong năm 2025. Những cải tiến này giúp giảm tải thủ tục hành chính, tăng tính xác thực qua công nghệ số và hướng tới mô hình chứng thực không giấy tờ, phục vụ tốt hơn nhu cầu số hóa của người dân, tổ chức và doanh nghiệp.

3.1 Áp dụng chứng thực chữ ký số

• Người dân có thể chứng thực chữ ký từ xa bằng cách sử dụng thiết bị cá nhân như điện thoại, máy tính có cài đặt chữ ký số.

• Không cần trực tiếp đến UBND cấp xã, phường để xác thực chữ ký như trước.

• Điều kiện để sử dụng hình thức này gồm:

  • Tài khoản định danh điện tử hợp lệ (ví dụ: VNeID cấp độ 2)

  • Thiết bị bảo mật như USB token, SIM PKI hoặc thiết bị ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số phát hành.

• Hình thức này giúp người dân tiết kiệm thời gian, giảm tiếp xúc trực tiếp và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số.

3.2 Liên thông dữ liệu chứng thực

• Thông tin về hồ sơ, giấy tờ đã được chứng thực sẽ được lưu trữ tập trung trên hệ thống dữ liệu liên thông giữa các cơ quan hành chính nhà nước.

• Khi người dân làm thủ tục hành chính tại đơn vị khác, các giấy tờ đã chứng thực trước đó có thể được tra cứu trực tiếp, không cần photo, công chứng lại nhiều lần như trước.

• Điều này không chỉ giúp giảm lãng phí thời gian và chi phí, mà còn hạn chế tình trạng sử dụng giấy tờ giả, làm giả bản sao chứng thực.

3.3 Chứng thực bản sao qua hệ thống điện tử

• Người dân có thể nộp bản gốc và nhận bản sao chứng thực điện tử, thay vì nhận bản sao giấy như trước.

• Bản sao điện tử sẽ đi kèm mã QR hoặc mã xác thực điện tử, cho phép tra cứu thông tin dễ dàng, nhanh chóng qua mạng.

• Bản sao chứng thực điện tử có giá trị pháp lý tương đương với bản sao giấy, được chấp nhận sử dụng trong các hồ sơ hành chính, giao dịch công, tư hoặc khi làm thủ tục qua cổng dịch vụ công.

4. Lưu ý khi thực hiện thủ tục công chứng, chứng thực từ 2025

Việc nắm chắc các điểm mới trong thủ tục công chứng, chứng thực sẽ giúp người dân chủ động chuẩn bị hồ sơ, tránh những sai sót không đáng có và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý.

4.1 Kiểm tra thông tin trước khi đi công chứng

• Trước khi đến văn phòng công chứng, người dân nên tra cứu trước danh mục giấy tờ cần mang theo, tùy loại hợp đồng hoặc văn bản muốn công chứng (như CMND/CCCD, sổ đỏ, hợp đồng mẫu…).

• Nếu sử dụng hình thức công chứng trực tuyến, cần chuẩn bị sẵn tài khoản định danh điện tử cấp độ 2 và chữ ký số hợp lệ để được xác thực qua hệ thống.

• Việc chuẩn bị kỹ sẽ giúp quá trình công chứng diễn ra suôn sẻ, hạn chế tình trạng thiếu giấy tờ, phải đi lại nhiều lần.

4.2 Chọn đúng loại hình công chứng

• Có nhiều loại công chứng khác nhau, ví dụ:

  • Công chứng văn bản dân sự (di chúc, đơn xin xác nhận, cam kết...)

  • Công chứng hợp đồng (mua bán, chuyển nhượng, ủy quyền, thuê nhà...)

• Mỗi loại hình có thủ tục và mẫu biểu khác nhau. Việc xác định sai loại công chứng có thể khiến hồ sơ bị trả lại hoặc không hợp lệ.

• Với cá nhân cư trú ở nước ngoài, cần chọn hình thức công chứng phù hợp như: công chứng tại Lãnh sự quán, hoặc công chứng trực tuyến nếu đủ điều kiện định danh và sử dụng chữ ký số theo quy định pháp luật Việt Nam.

4.3 Lưu trữ hồ sơ điện tử

Sau khi hoàn tất thủ tục công chứng, người dân nên yêu cầu văn phòng công chứng cung cấp bản mềm (PDF) của văn bản đã được công chứng, có đính kèm mã xác thực hoặc mã QR.

Việc lưu trữ bản điện tử giúp:

• Dễ dàng đối chiếu khi cần chứng minh nội dung

• Tránh mất mát hoặc hư hỏng hồ sơ giấy

• Thuận tiện khi cần gửi hồ sơ qua mạng cho bên thứ ba (cơ quan nhà nước, ngân hàng, đối tác...)

Luật Công chứng sửa đổi năm 2025 mang đến nhiều đổi mới tích cực, góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính, thúc đẩy chuyển đổi số và bảo vệ tốt hơn quyền lợi của người dân, doanh nghiệp trong các giao dịch pháp lý. Nếu quý khách có nhu cầu làm thủ tục công chứng, chứng thực từ tư vấn, rà soát hồ sơ đến hỗ trợ thực hiện đúng quy trình theo luật mới, hãy liên hệ ngay Luật Ngọc Tín Phát để được tư vấn miễn phí, chính xác và đúng pháp luật.

---

CÔNG TY LUẬT TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NGỌC TÍN PHÁT
Trụ sở: Tầng trệt, nhà số 22 Lý Thường Kiệt, Xã Hóc Môn, TP Hồ Chí Minh
Hotline: 0988 599 725 - 0339 773 394
Email: ngoctinphat.law20624@gmail.com
MST: 0318544763 Cấp ngày 20/06/2020 bởi sở KHVĐT Tp. Hồ Chí Minh